DNVGL.no

Hva er akkreditert sertifisering?

SHARE:
PRINT:
Certification by DNV GL
Et sertifisert ledelsessystem kan brukes som et salgsfremmende verktøy. Det er også stadig oftere en kontraktsbetingelse. Men hva er akkreditert sertifisering og hvordan foregår sertifiseringsprosessen?

Hva er akkreditering av sertifiseringsorgan?

Akkreditering er en offisiell godkjennings- og tilsynsordning for sertifiseringsorgan og enkelte andre typer virksomheter. Akkrediteringen betyr at sertifiseringsorganets virksomhet er vurdert og blir overvåket av et akkrediteringsorgan. I Norge er Norsk Akkreditering, som er en del av Direktoratet for måleteknikk, det nasjonale akkrediteringsorgan. Når et sertifiseringsorgan er akkreditert, betyr det at Norsk Akkreditering har vurdert sertifiseringsorganets kvalitetssystem og kompetanse og verifisert at det tilfredsstiller internasjonale krav til sertifiseringsorgan.

Hva er akkreditert sertifisering? 

Akkreditert sertifisering er sertifisering utført av et akkreditert sertifiseringsorgan. Sertifiseringsorgan som utfører systemsertifisering er vurdert for hver enkelt bransje og kan bare utstede akkrediterte sertifikater i de bransjene der det har dokumentert kompetanse. Disse bransjene betegnes som "akkrediteringsomfanget".

Hva er Risk Based Certification?

Risk Based Certification er DNVs eksklusive metode for sertifisering av ledelsessystem. Det å vite hva man skal fokusere på for å oppnå forbedring er kritisk for å ha kontroll over risikomomentene som kan true virksomhetens suksess. Ved å benytte metoden for Risk Based Certification, er sertifiseringsprosessen skreddersydd for å evaluere virksomhetens fastsatte risikoområder.

Du informerer om hvilke driftsprosesser(fokusområder) som er mest kritiske for å lykkes. Vi evaluerer hvordan virksomheten gjennomfører prosessene innen disse områdene og hjelper til med å identifisere områder som bør forbedres, samt kontrollerer at systemet følger standardens krav. I tillegg evalueres virksomhetens arbeid innen fokusområdene. Fokusområdene skal være linket til ledelsessystemet og reflektere de viktigste risikoer og muligheter. Vi samarbeider om å enes om fokusområdene og våre revisorer kan være behjelpelig med å foreslå områder hvis det er ønskelig. Toppledelsen bør være involvert.

Hvordan blir jeg sertifisert av DNV GL?

Et vellykket ledelsessystem er under kontinuerlig forbedring. Både ledelsessystemet og sertifikatet må vedlikeholdes. Ditt ledelsessystem er i stadig forandring. For at et ledelsessystem skal lykkes, må det gjennomgå en kontinuerlig forbedringsprosess. Hvis det ikke vedlikeholdes, kan det bli foreldet. En akkreditert sertifisering består derfor av to faser: hovedsertifisering og deretter vedlikehold av sertifikatet. Vi anvender Risk Based Certification på begge områder.

Hovedsertifisering:

1. Innledende samtaler 

For å skreddersy revisjonen er det viktig at vi får vite hva som er viktig for organisasjonen. Vi må ha en klar forståelse av forretningsstrategien og forholdene som påvirker evnen til å nå denne. Ved førstegangs sertifisering er fokus fortrinnsvis på implementering av ledelsessystemet.

2. Dokumentgjennomgang 

Vår ledende revisor vurderer ledelsessystemets dokumentasjon. I sin evalueringsrapport oppsummerer han eventuelle funn i løpet av prosessen. Rapporten angir om virksomheten er klar til å gå videre til sertifiseringsrevisjon. Dokumentgjennomgangen kan utføres som en del av planleggingsmøtet eller gjøres på forhånd.

3.Planleggingsmøte 

Før hovedrevisjonen  gjennomfører vi vanligvis et innledende besøk hos bedriften. Planleggingsmøtet kan kombineres med dokumentgjennomgangen. Formålet med planleggingsmøtet er todelt:

  • Kartlegge om virksomheten er klar for revisjon ved å gå gjennom manualer, sjekke prosedyrer, gjennomgang av lokaliteter samt en rask sjekk av implementeringen av ledelsessystemet.
  • Gå gjennom input om fokusområdene og bli enige om spesifikke fokusområder som revisjonen skal fokusere på. 

Basert på dette, blir man enige om revisjonsprogram og sertifiseringsomfang. 

4. Hovedrevisjon

Revisjonen består av uformelle intervjuer, besiktigelser, observasjoner av systemet i drift og gjennomgang av relevant dokumentasjon. I løpet av prosessen vurderes hvilken grad ledelsessystemet oppfyller kravene i aktuell standard og kan identifiseres i fokusområdene. Når vi finner at kravene er oppfylt, utsteder vi sertifikatet. Resultatene, inkludert avvikene relatert til fokusområdene og konklusjonen vil bli lagt frem i sluttmøtet og inkludere revisjonsrapporten. På sluttmøtet kan du også komme med innspill til fokusområdene, f.eks. om noen nye fokusområder skal bli inkludert i fremtidige revisjoner. Etter revisjonen må du adressere og lukke på avvikene innen en avtalt frist. 

5.Teknisk godkjennelse om utstedelse av sertifikat

Vår revisjonsleder vil verifisere at du har adressert avvikene. Basert på et positivt resultat vil han/hun anbefale at et sertifikat utstedes. Avgjørelsen vil bli tatt etter en uavhengig DNV GL internrevisjon. Kort tid etter at en positiv avgjørelse er tatt vil sertifikatet bli utskrevet.  

Oppfølging av sertifikatet

Du er nå ferdig med den innledende sertifiseringen og kan gå videre til vedlikeholdsfasen.

Sertifiseringsomfanget kan endres i syklusen på tre år. I tilfeller der omfanget på utvides, vil prosessen starte fra punkt 2 med dokumentgjennomgang (om nødvendig), og følge den normale prosessen fra punkt 4 med en utvidet revisjon. 

6. Periodiske revisjoner 

Hvert utstedt sertifikat er gyldig i tre år. Ved sertifisering oppretter vi en tidsplan for periodiske revisjoner i denne 3-årsperioden. Disse revisjonene bekrefter at bedriften oppfyller standardens spesifikke krav og samtidig re-evaluerer aktiviteten innen fokusområdene. Det kreves minst en revisjon per år.

7. Re-sertifisering

Når tre-årsperioden utløper, blir sertifiseringen fornyet ved en re-sertifisering. 

Suspendering eller tilbakekallelse av sertifikat

Hva skjer hvis en virksomhet ikke lykkes med å vedlikeholde sitt ledelsessystem og sertifikat? 

DNV GL - Business Assurance har en transparent prosedyre for suspensjon eller tilbakekallelse av sertifikater. Dette vil gjøre seg gjeldende når en virksomhet ikke klarer å vedlikeholde ledelsessystemet i henhold til standarden eller andre situasjoner, som definert i prosedyren for suspensjon eller tilbakekallelse av sertifikat. 

Hvem tar sertifikatavgjørelsene? 

Omfanget på sertifiseringen blir avklart på et tidlig tidspunkt i sertifiseringsprosessen. Omfanget må dog muligens utvides eller innsnevres grunnet faktorer som sammenslåinger, nedskjæringer, nye divisjoner, el. 

Beslutningen om å innvilge eller fornye sertifiseringen, eller å utvide eller å redusere omfanget av sertifiseringen blir tatt av kompetent og autorisert personell i DNV GL, personell som ikke har gjennomført revisjonen. Beslutningen blir basert på en gjennomgang av sertifiseringsprosessen og relevant dokumentasjon. 

Liknende gjennomgang gjelder også i saker der sertifikater står i fare for å bli suspendert eller tilbaketrukket.