DNVGL.no

Veien til sertifisering

SHARE:
PRINT:
Certification by DNV GL
Sertifisering i henhold til en standard er resultatet av en vellykket evaluering av en uavhengig tredjepart som DNV GL. Enten det gjelder sertifisering av et ledelssesystem, et produkt eller et prosjekt, gir det en bekreftelse til dine kunder om at man tilfredsstiller nasjonale eller internasjonale standarder. Men hvordan starter man?

Sertifiseringsprosessen varierer noe for de ulike tjenestene, for eksempel sertifisering av ledelssesystemer, produkter eller tjenester for klimaendringer. For å følge deg gjennom veien til sertifisering har vi valgt sertifisering av et ledelsessystem som eksempel. Gå til produktsertifisering eller klimaendringer for informasjon om disse tjenestene.

Hvordan forberede seg til akkreditert sertifisering? 

Etter å ha bestemt seg for hvilket ledelssesystem man ønsker å implementere, vil noen enkle skritt hjelpe en med å komme i gang. Erfaringen viser at noen enkle, tilsynelatende trivielle, tips kan være til uvurderlig hjelp for bedrifter som søker sertifisering. Før du begynner, må du huske på følgende:

  • Start prosessen med riktig innstilling.
  • Sørg for at du har forstått konseptet beskrevet i standarden og bruk den som en mønsterveiledning for å definere ditt eget ledelsessystem
  • Undersøk hva innføring av standarden vil bety for din bedrift
  • Bruk standarden som et verktøy til forbedring
  • Ha forståelse for risikoer og prosesser som påvirker organisasjonens evne til å gjennomføre sin forretningsstrategi
  • Vær nøye ved valg av sertifiseringspartner

Hvor går veien videre?

Nedenfor finner du ti generelle skritt på veien til sertifisering:

1. Skaff deg standarden

Skaff deg et eksemplar av standarden og les den for å gjøre deg kjent med kravene. Deretter må du bestemme om sertifisering vil være et fornuftig tiltak for din bedrift.

2. Velg litteratur og programvare 

Det finnes en mengde litteratur utarbeidet for å hjelpe deg med å forstå og innføre en standard. Merk også at det for noen standarder er utviklet retningslinjer for hvordan man implementerer kravene i organisasjonen (eks. ISO/TS 9002 for ISO 9001 og ISO 14004 for ISO 14001). Sett deg inn i hva som er tilgjengelig og identifiser det som kan være av hjelp for din implementeringsprosess. 

 

3. Sett sammen en prosjektgruppe og velg strategi 

Å innføre et ledelsessystem er et strategisk valg som hele organisasjonen må ta del i. Det er avgjørende at toppledelsen er involvert i hele innføringsprosessen. De fastsetter forretningsstrategien som et effektivt ledelssesystem skal støtte. I tillegg er det viktig å ha et engasjert team som kan utvikle og iverksette ledelsessystemet.

4. Fastslå opplæringsbehovene

Medlemmene av prosjektgruppen som er ansvarlig for å innføre og vedlikeholde ledelsessystemet/ene må kjenne til alle detaljer om standarden(e) som skal brukes. Det finnes en mengde kurs, workshops og seminarer for å møte deres behov. Vi tilbyr en rekke åpne opplæringskurs over hele verden. Se vår kursoversikt for ytterligere opplysninger om åpne kurs.

5. Vurder bruk av konsulenter

Uavhengige konsulenter vil kunne hjelpe deg med en praktisk, realistisk og kostnadsbesparende strategiplan for innføring av standarden.

6. Lag en håndbok for ledelsessystemet 

Bestem passende plattform for dokumentasjonen av ditt ledelsessystem. Den rette plattformen vil sikre effektiv ledelse, kommunikasjon og implementering av ditt ledelsessystem.  Ledelsessystemet skal beskrive selskapets rutiner og prosesser. Dokumentasjonen skal inkludere relevante prosesser og andre dokumenterte informasjonsbehov som kan støtte deg i å møte resultater og kravene i standarden. 

Definere, styre og dokumentere prosessene dine

Et viktig steg i å etablere et ledelsessystem er å definere prosessene som trengs, og interaksjonen i samsvar med de strategiske retningene, retningslinjer og målene. Disse prosessene bør dekke områder som: 

  • Produkt og tjenesterealisering (operasjonelle prosesser)
  • Møte relevante behov og forventninger fra kunder og andre interessenter
  • Styre prosesser, inkludert mål, analyser, forbedringer og innovasjon·    
Ditt ledelsessystem bør beskrive bedriftens målsetninger og prosesser. Ved hjelp av manualen vil du kunne gi en nøyaktig beskrivelse av virksomheten og tiltak som er innført for en konsekvent innfrielse av kundenes forventninger.

7. Utarbeide rutiner

Rutinene skal beskrive prosessene i din virksomhet og tiltak som er innført for at disse prosessene skal lykkes optimalt. Disse rutinene bør gi svar på følgende spørsmål om hver rutine: 

  • hvorfor
  • hvem
  • når
  • hvor
  • hva
  • hvordan

8. Implementer ledelsessystemet

Kommunikasjon og opplæring er nøkkelen til en vellykket innføring. I innføringsfasen vil bedriften fungere i samsvar med de etablerte prosessene og tilhørende kriteriene som er utviklet for å dokumentere og vise effektiviteten i ledelssesystemet.

9. Vurder en forberedende revisjon

Du kan velge å få utført en forberedende evaluering av innføring av ledelsessystemet av et sertifiseringsorgan eller registreringsforetak. Formålet med dette er å identifisere områder med avvik eller svakheter, og gi deg muligheten til å korrigere disse områdene før du begynner prosessen med akkreditert sertifisering. Hvis slikt avvik registreres, betyr det at et spesielt område i ledelsessystemet ikke er i samsvar med standardens krav.

10. Velg sertifiseringspartner 

Ditt samarbeid med sertifiseringsorganet vil vare i mange år fordi sertifiseringen må vedlikeholdes. Kontinuerlig forbedring er nøkkelen til et effektivt ledelsesystem. DNV hjelper deg med å få størst mulig utbytte av sertifiseringsprosessen, evaluerer styrker og forbedringsmuligheter. For toppledelsen betyr dette økt kunnskap om organisasjonens evne til å nå de strategiske målene. I tider med hyppig granskning av bedrifter, er det viktig å velge en partner med uplettet rykte. Kontakt DNV GLfor å få vite hvordan vi, med mange tiårs erfaring, kan hjelpe deg.

Når du har innført ledelsessystemet, lagt alt til rette for sertifisering og valgt sertifiseringsorgan, er du klar til å begynne med akkreditert sertifisering.